REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR DU CONSEIL COMMUNAL

REGLEMENT D'ORDRE INTERIEUR DU CONSEIL COMMUNAL

Arrêté par le Conseil communal en date du 02/03/2026

TITRE I – LE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL COMMUNAL

Chapitre 1er – Le tableau de préséance

Section unique  – L'établissement du tableau de préséance

Article 1er

Il est établi un tableau de préséance des conseillers communaux dès après l'installation du conseil communal.

Article 2

Sous réserve de l’article L1123-5, paragraphe 3, alinéa 3 du CDLD relatif au bourgmestre empêché, le tableau de préséance est réglé d'après l'ordre d'ancienneté des conseillers, à dater de leur première entrée en fonction, et, en cas d'ancienneté égale, d'après le nombre des votes obtenus lors de la dernière élection.

Seuls les services ininterrompus en qualité de conseiller titulaire sont pris en considération pour déterminer l'ancienneté de service, toute interruption entraînant la perte définitive de l'ancienneté acquise.

Les conseillers qui n'étaient pas membres du conseil sortant figurent en bas de tableau, classés d'après le nombre de votes obtenus lors de la dernière élection.

Article 3

Par nombre de votes obtenus, on entend : le nombre de votes attribués individuellement à chaque candidat.

En cas de parité de votes obtenus par deux conseillers d'égale ancienneté de service, la préséance est réglée selon le rang qu'ils occupent sur la liste s'ils ont été élus sur la même liste, ou selon l'âge qu'ils ont au jour de l'élection s'ils ont été élus sur des listes différentes, la priorité étant alors réservée au conseiller le plus âgé.

Article 4

L'ordre de préséance des conseillers communaux est sans incidence sur les places à occuper par les conseillers communaux pendant les séances du conseil. Il n'a pas non plus d'incidence protocolaire.

Chapitre 2 – Les réunions du conseil communal

Section 1 - La fréquence des réunions du conseil communal 

Article 5

Le conseil communal se réunit toutes les fois que l'exigent les affaires comprises dans ses attributions et au moins dix fois par an.

Lorsqu'au cours d'une année, le conseil s'est réuni moins de dix fois, durant l'année suivante, le nombre de conseillers requis à l'article 8 du présent règlement (en application de l'article L1122-12, al. 2 du CDLD), pour permettre la convocation du conseil est réduit au quart des membres du conseil communal en fonction.

Section 2 - La compétence de décider que le conseil communal se réunira

Article 6

Sans préjudice des articles 7 et 8, la compétence de décider que le conseil communal se réunira tel jour, à telle heure, appartient au collège communal.

La compétence du collège de convoquer le conseil communal comporte la compétence de le contremander.

Les réunions physiques se tiennent dans la salle du conseil communal, sise Place Albert Ier, 2, à moins que le collège n’en décide autrement – par décision spécialement motivée - , pour une réunion déterminée.

Par dérogation, en cas de situation extraordinaire, le collège peut décider que le conseil communal et les commissions se tiennent à distance à l’aide de moyens techniques de visioconférence.

La situation extraordinaire est celle définie à l’article L6511, par. 1er, 2° CDLD.

Article 7

Lors d'une de ses réunions, le conseil communal – si tous ses membres sont présents / connectés – peut décider à l'unanimité que, tel jour, à telle heure, il se réunira à nouveau afin de terminer l'examen, inachevé, des points inscrits à l'ordre du jour.

Article 8

Sur la demande d'un tiers des membres du conseil communal en fonction ou – en application de l'article 5, alinéa 2, du présent règlement et conformément à l'article L1122-12, alinéa 2, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation – sur la demande du quart des membres du conseil communal en fonction, le collège communal est tenu de le convoquer aux jour et heure indiqués.

Lorsque le nombre des membres du conseil communal en fonction n'est pas un multiple de trois ou de quatre, il y a lieu, pour la détermination du tiers ou du quart, d'arrondir à l'unité supérieure le résultat de la division par trois ou par quatre.

Section 3 - La compétence de décider de l'ordre du jour des réunions du conseil communal et l'inscription, en séance publique ou en séance à huis clos, des points de l'ordre du jour des réunions du conseil communal

Article 9

Sans préjudice des articles 11 et 12, la compétence de décider de l'ordre du jour des réunions du conseil communal appartient au collège communal.

Article 10

Chaque point de l’ordre du jour est indiqué avec suffisamment de clarté et est, le cas échéant, accompagné d’une note de synthèse explicative.

Chaque point de l’ordre du jour donnant lieu à une décision doit être accompagné par un projet de délibération.

Article 11

Lorsque la réunion se tient à distance, la convocation :

1° mentionne les raisons justifiant la tenue de la réunion à distance ;

2° mentionne la dénomination commerciale de l’outil numérique utilisé aux fins de la réunion ;

3° contient une brève explication technique de la manière dont le membre procède pour se connecter et participer à la réunion.

Article 12

Lorsque le collège communal convoque le conseil communal sur la demande d'un tiers ou d'un quart de ses membres en fonction, l'ordre du jour de la réunion du conseil communal comprend, par priorité, les points indiqués par les demandeurs de la réunion.

Article 13

Tout membre du conseil communal peut demander l'inscription d'un ou de plusieurs points supplémentaires à l'ordre du jour d'une réunion du conseil, étant entendu:

a) que toute proposition étrangère à l'ordre du jour doit être transmise au bourgmestre ou à celui qui le remplace, à l’adresse [email protected], au moins cinq jours francs avant la réunion du conseil communal;

b) qu'elle doit être accompagnée d'une note explicative ou de tout document propre à éclairer le conseil communal;

c) que, si elle donne lieu à décision, elle doit être accompagnée d'un projet de délibération, conformément à l'article 10 du présent règlement;

d) qu'il est interdit à un membre du collège communal de faire usage de cette faculté;

e) que l’auteur de la proposition présente son point lors de la réunion du conseil communal.

En l’absence de l’auteur de la proposition pour présenter son point lors de la réunion du conseil communal, ledit point n’est pas examiné.

Par « cinq jours francs », il y a lieu d'entendre cinq jours de vingt-quatre heures, cela signifiant que le jour de la réception de la proposition étrangère à l'ordre du jour par le bourgmestre ou par celui qui le remplace, et celui de la réunion du conseil communal ne sont pas compris dans le délai.

Le bourgmestre ou celui qui le remplace transmet sans délai les points complémentaires de l'ordre du jour de la réunion du conseil communal à ses membres.

Section 4 - L’organisation des réunions du Conseil communal

Article 14

Sans préjudice des articles 15 et 16, les réunions du conseil communal sont publiques.

Article 15

En cas de réunion à distance, au moment du prononcé du huis clos et à la demande du Président de séance, chaque membre s’engage, individuellement et à haute voix, au respect des conditions nécessaires au secret des débats durant tout le huis clos.

Article 16

Sauf lorsqu'il est appelé à délibérer du budget, d'une modification budgétaire ou des comptes, le conseil communal, statuant à la majorité des deux tiers de ses membres présents/connectés, peut, dans l'intérêt de l'ordre public et en raison des inconvénients graves qui résulteraient de la publicité, décider que la réunion du conseil ne sera pas publique.

Lorsque le nombre des membres du conseil communal présents/connectés n'est pas un multiple de trois, il y a lieu, pour la détermination des deux tiers, d'arrondir à l'unité supérieure le résultat de la division par trois suivie de la multiplication par deux.

Article 17

La réunion du conseil communal n'est pas publique lorsqu'il s'agit de questions de personnes.

Dès qu'une question de ce genre est soulevée, le président prononce le huis clos.

Article 18

Lorsque la réunion du conseil communal n'est pas publique, seuls peuvent être présents:

• les membres du conseil,
• le président du conseil de l'action sociale et, le cas échéant, l'échevin désigné hors conseil conformément à l'article L1123-8, paragraphe 2, alinéa 2, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,
• le directeur général,
• le cas échéant, toute personne dont la présence est requise en vertu d’une disposition légale ou réglementaire,
• et, s'il y échet, des personnes appelées pour exercer une tâche professionnelle.

Article 19

Sauf en matière disciplinaire, ainsi qu’en cas de désignation du lauréat appelé à occuper une fonction de grade légal, la séance à huis clos ne peut avoir lieu qu'après la séance publique.

S'il paraît nécessaire, pendant la séance publique, de continuer l'examen d'un point en séance à huis clos, la séance publique peut être interrompue, à cette seule fin.

Article 20

Dans la mesure des dispositions techniques et logistiques disponibles de la salle du conseil, la partie publique des séances de celui-ci peut être  retransmise en direct sur une plateforme en ligne de diffusion du contenu.

La diffusion est interrompue à chaque fois que le huis clos est prononcé.

La diffusion en direct est légalement obligatoire en cas de situation extraordinaire, le conseil communal se réunissant alors en visio-conférence.

Section 5 - Le délai entre la réception de la convocation par les membres du conseil communal et sa réunion

Article 21

Sauf les cas d'urgence, la convocation se fait par courrier électronique à l’adresse électronique personnelle visée à l’article 23 du présent règlement, au moins sept jours francs avant celui de la réunion ; elle contient l'ordre du jour. 

Les pièces relatives aux points inscrits à l'ordre du jour peuvent être transmises par toute voie électronique, conformément à l’article 25, al. 2 du présent règlement.

Ce délai est ramené à deux jours francs lorsqu'il s'agit des deuxième et troisième convocations du conseil communal, dont il est question à l'article L1122-17, alinéa 3, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.

Par « sept jours francs » et par « deux jours francs », il y a lieu d'entendre respectivement, sept jours de vingt-quatre heures et deux jours de vingt-quatre heures, cela signifiant que le jour de la réception de la convocation par les membres du conseil communal et celui de sa réunion ne sont pas compris dans le délai.

Sans préjudice des articles 23 et 25, les documents visés au présent article peuvent être transmis par écrit et à domicile si le mandataire en a fait la demande par écrit ou si la transmission par courrier ou par voie électronique est techniquement impossible.

Article 22

Pour l'application de l'article 21, dernier alinéa, du présent règlement et de la convocation « à domicile », il y a lieu d'entendre ce qui suit: la convocation est portée au domicile des conseillers. 

Par « domicile », il y a lieu d'entendre l'adresse d'inscription du conseiller au registre de population. 

Chaque conseiller indiquera de manière précise la localisation de sa boîte aux lettres. 

A défaut de la signature du conseiller en guise d'accusé de réception, le dépôt de la convocation dans la boîte aux lettres désignée, attesté par un agent communal, sera valable. 

Article 23

Conformément à l’article L1122-13, paragraphe 1er, alinéa 3, le collège communal  met à disposition des conseillers une adresse électronique personnelle.

Le conseiller communal, dans l’utilisation de cette adresse, s’engage à :

• ne faire usage de l’adresse électronique mise à disposition que dans le strict cadre de l’exercice de sa fonction de conseiller communal ou d’éventuelles fonctions dérivées au sens du Code de la démocratie locale et de la décentralisation ;
• ne diffuser à aucun tiers, quel qu’il soit, les codes d’accès et données de connexion (nom d’utilisateur et mot de passe) liés à l’adresse dont question, ceux-ci étant strictement personnels ;
• ne pas utiliser son compte de messagerie à des fins d’archivage et, pour cela, vider régulièrement l’ensemble des dossiers liés à son compte (boîte de réception, boîte d’envoi, brouillons, éléments envoyés, …). L’espace de stockage maximal autorisé par adresse électronique est illimité. L’envoi de pièces attachées est limité à 25 mégabytes (Mb) par courrier électronique.  Si la taille de du fichier est supérieure à cette limite, Gmail ajoute automatiquement un lien Google Drive dans le e-mail au lieu d'inclure le fiche en pièce jointe ;
• prendre en charge la configuration de son (ses) ordinateur(s) personnel(s) et des autres appareils permettant d’accéder à sa messagerie électronique ;
• s’équiper des outils de sécurité nécessaires pour prévenir les attaques informatiques et bloquer les virus, spam et logiciels malveillants ;
• assumer toutes les conséquences liées à un mauvais usage de sa messagerie électronique ou à l’ouverture de courriels frauduleux ;
• ne pas utiliser l’adresse électronique mise à disposition pour envoyer des informations et messages en tous genres au nom de la commune ;
• mentionner au bas de chacun des messages envoyés l’avertissement (disclaimer) suivant : « le présent courriel n’engage que son expéditeur et ne peut être considéré comme une communication officielle de la Ville de Nivelles . ». 
• A l’issue du mandat, les mails peuvent être transmis aux Archives de la Ville. Ces dons seront encadrés par des conventions (notamment pour fixer les accès aux documents). Si la transmission n’est pas souhaitée, les boîtes mails et donc tous les documents qu’elles contiennent seront détruits dans les 6 mois après la fin du mandat de conseiller communal. 

Article 24

Pour la tenue des réunions à distance et uniquement si le mandataire ne dispose pas de matériel personnel pour se connecter, la commune met à sa disposition ledit matériel dans un délai raisonnable, dans les locaux de l’administration communale.

Section 6 - La mise des dossiers à la disposition des membres du conseil communal

Article 25

Sans préjudice de l'article 23, pour chaque point de l'ordre du jour des réunions du conseil communal, toutes les pièces se rapportant à ce point – en ce compris le projet de délibération visé à l'article 10 du présent règlement – sont mises à la disposition, sans déplacement, des membres du conseil, et ce, dès l'envoi de l'ordre du jour.

Cette consultation pourra être exercée par voie électronique, moyennant attribution à chaque conseiller communal d’un nom d’utilisateur et d’un mot de passe, afin d’en sécuriser l’accès. Durant les heures d'ouverture des bureaux, les membres du conseil communal peuvent consulter ces pièces au secrétariat de la Direction générale.

Article 26

La Directrice générale ou la/le fonctionnaire désigné(e) par elle, ainsi que le directeur financier ou le fonctionnaire désigné par lui, se tiennent à la disposition des conseillers afin de leur donner des explications techniques nécessaires à la compréhension des dossiers dont il est question à l’article 25 du présent règlement.

Les membres du conseil communal désireux que pareilles informations leur soient fournies doivent prendre rendez-vous avec le fonctionnaire communal concerné.

Article 27

Au plus tard sept jours francs avant la réunion au cours de laquelle le conseil communal est appelé à délibérer du budget, d'une modification budgétaire ou des comptes, le collège communal remet à chaque membre du conseil communal un exemplaire du projet de budget, du projet de modification budgétaire ou des comptes.

Par « sept jours francs », il y a lieu d'entendre sept jours de vingt-quatre heures, cela signifiant que le jour de la réception du projet de budget, du projet de modification budgétaire ou des comptes par les membres du conseil communal et celui de sa réunion ne sont pas compris dans le délai.

Le projet est communiqué tel qu'il sera soumis aux délibérations du conseil communal, dans la forme prescrite, et accompagné des annexes requises pour son arrêt définitif, à l'exception, pour ce qui concerne les comptes, des pièces justificatives. 

Le projet de budget et les comptes sont accompagnés d'un rapport. Le rapport comporte une synthèse du projet de budget ou des comptes. En outre, le rapport qui a trait au budget définit la politique générale et financière de la commune ainsi que tous les éléments utiles d'information, et celui qui a trait aux comptes synthétise la gestion des finances communales durant l'exercice auquel ces comptes se rapportent.

Avant que le conseil communal délibère, le collège communal commente le contenu du rapport.

Pour les comptes, outre le rapport évoqué ici, est également jointe la liste des adjudicataires des marchés de travaux, de fournitures ou de services pour lesquels le conseil a choisi le mode de passation et a fixé les conditions, conformément à l'article L1312-1, alinéa 1er du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.

Section 7 - L'information à la presse, aux habitants - la publicité active des séances publiques du conseil communal 

Article 28

Les lieu, jour et heure et l'ordre du jour des réunions du conseil communal sont portés à la connaissance du public par voie d'affichage à la maison communale, dans les mêmes délais que ceux prévus aux articles L1122-13, L1122-23 et L1122-24, alinéa 3, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, relatifs à la convocation du conseil. 

Cet avis précise en outre les modalités de connexion du public en cas de réunion à distance.

A la demande des personnes intéressées, la transmission de l'ordre du jour peut s'effectuer gratuitement par courrier électronique.

L’ordre du jour est également publié via la plate-forme deliberations.be dont le lien se trouve sur le site internet de a Ville.

Article 29 

Les projets de délibérations, que les points y correspondant aient été portés à l’ordre du jour par le collège communal ou par un conseiller communal, ainsi que – lorsqu’elles sont présentes pour étayer le point-, les notes de synthèse explicatives, concernant les points inscrits à l’ordre du jour de la séance publique du conseil communal sont portés à la connaissance du public via la plate-forme deliberations.be dont le lien se trouve sur le site internet de la Ville au plus tard dans les cinq jours francs avant celui de la réunion. 

Les projets de délibérations visés à l’alinéa 1er portent la mention « Projet de délibération ». 

Article 30

Dans les cas d'urgence visés à l’article L1122-24, alinéa 1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, et en cas de force majeure, les projets de délibération et notes de synthèse explicative sont publiés au plus tard dans un délai d’un mois après le conseil communal.

Article 31

Pour ce qui est des traitements des données à caractère personnel au sens des articles 22 et 23, outre l’article L3221-8 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, il y a lieu de considérer que :

La création et l’utilisation d’une adresse électronique institutionnelle pour chaque conseiller impliquent un traitement de données à caractère personnel réalisé par la Ville conformément au RGPD. Ces données sont traitées uniquement pour les besoins du mandat, avec des mesures de sécurité appropriées, et conservées pour la durée nécessaire à son exercice. Les conseillers sont informés de ces traitements et disposent des droits prévus par le RGPD.

La durée du traitement : la Ville s’engage à conserver les données pour la période strictement nécessaire à la publicité active des séances publiques et à les supprimer ensuite, pour autant que les procès-verbaux correspondants soient conservés conformément aux règles archivistiques en vigueur, telles que déterminées par les Archives de l’État (tableau de tri applicable au moment du traitement). 

Les mesures techniques du traitement : la Ville met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles publiées dans le cadre de la publicité active des séances, conformément à l’article 32 du RGPD. 
Ces mesures incluent notamment : un contrôle strict des accès, la limitation des données publiées aux seules informations nécessaires au respect des obligations de transparence, la pseudonymisation ou l’occultation des données sensibles lorsque cela s’impose, ainsi que la sécurisation de l’hébergement et des systèmes de diffusion en ligne. 
La Ville veille également à la traçabilité des opérations et à la suppression ou mise hors ligne des données arrivées en fin de conservation 

Section 8 - La compétence de présider les réunions du conseil communal

Article 32

Sans préjudice de la norme prévue à l'article L1122-15 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation pour la période antérieure à l'adoption du pacte de majorité par le conseil communal, la compétence de présider les réunions du conseil communal appartient au bourgmestre, à celui qui le remplace, ou le cas échéant, au président d’assemblée tel que désigné en vertu de l’article L1122-34, paragraphe 3 et suivants du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.

Lorsque le bourgmestre n'est pas présent dans la salle de réunion à l'heure fixée par la convocation/n’est pas connecté à la réunion virtuelle à l’heure fixée dans la convocation en cas de réunion à distance, il y a lieu:

de considérer qu'il est absent ou empêché, au sens de l'article L1123-5 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,
et de faire application de cet article.

Lorsque le président, désigné conformément à l’article L1122-34 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, n'est pas présent dans la salle de réunion à l'heure fixée par la convocation/connecté à la réunion virtuelle à l’heure fixée dans la convocation en cas de réunion à distance, il est remplacé par le bourgmestre ou celui qui le remplace.

Section 9 – Quant à la présence du directeur général

Article 33

Lorsque la directrice générale n’est pas présente dans la salle de réunion à l’heure fixée par la convocation/connectée à la réunion virtuelle à l’heure fixée dans la convocation en cas de réunion à distance, ou lorsqu’elle doit quitter la séance/se déconnecter parce qu’elle se trouve en situation d’interdiction (CDLD, art. L1122-19), le conseil communal désigne un de ses membres pour assurer le secrétariat de la séance, selon les modalités suivantes : désignation du volontaire qui se présente, ou à défaut désignation du (de la) conseiller(ère) le (la) plus jeune. 

Section 10 - La compétence d'ouvrir et de clore les réunions du conseil communal

Article 34

La compétence d'ouvrir et de clore les réunions du conseil communal appartient au président.

La compétence de clore les réunions du conseil communal comporte celle de les suspendre.

Article 35

Le président doit ouvrir les réunions du conseil communal au plus tard un quart d'heure après l'heure fixée par la convocation.

Article 36

Lorsque le président a clos une réunion du conseil communal:

1. celui-ci ne peut plus délibérer valablement;
2. la réunion ne peut pas être rouverte.

Section 11 - Le nombre de membres du conseil communal devant être présents/connectés pour qu'il puisse délibérer valablement

Article 37

Sans préjudice de l'article L1122-17, alinéa 2, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le conseil communal ne peut prendre de résolution si la majorité de ses membres en fonction n'est présente.

En cas de réunion virtuelle, l’identification certaine de chaque participant sera assurée par la visualisation constante de chacun d’entre eux (webcam…), sous le contrôle de la Directrice générale, secondée, le cas échéant, par la personne qu’elle désigne. 

Ce contrôle sera effectué au minimum lors des votes : si, à ce moment, un conseiller a débranché son micro ou sa caméra, il sera considéré comme ayant quitté la séance. 

Par « la majorité de ses membres en fonction », il y a lieu d'entendre:

• la moitié plus un demi du nombre des membres du conseil communal en fonction, si ce nombre est impair;
• la moitié plus un du nombre des membres du conseil en fonction, si ce nombre est pair.

Article 38

Lorsque, après avoir ouvert la réunion du conseil communal, le président constate que la majorité de ses membres en fonction n'est pas présente ou connectée en cas de réunion à distance, il la clôt immédiatement.

De même, lorsque, au cours de la réunion du conseil communal, le président constate que la majorité de ses membres en fonction n'est plus présente, il la clôt immédiatement.

Section 12 - La police des réunions du conseil communal

Sous-section 1ère - Disposition générale

Article 39

La police des réunions du conseil communal appartient au président.

Sous-section 2 - La police des réunions du conseil communal à l'égard du public

Article 40

Le président peut, après en avoir donné l'avertissement, faire expulser à l'instant du lieu de l'auditoire tout individu qui donnera des signes publics soit d'approbation, soit d'improbation, ou excitera au tumulte de quelque manière que ce soit.

Le président peut, en outre, dresser procès-verbal à charge du contrevenant, et le renvoyer devant le tribunal de police qui pourra le condamner à une amende d'un à quinze euros ou à un emprisonnement d'un à trois jours, sans préjudice d'autres poursuites, si le fait y donne lieu.

Sous-section 3 - La police des réunions du conseil communal à l'égard de ses membres

Article 41

Le président intervient:

• de façon préventive, en accordant la parole, en la retirant au membre du conseil communal qui persiste à s'écarter du sujet, en mettant aux voix les points de l'ordre du jour;
• de façon répressive, en retirant la parole au membre du conseil qui trouble la sérénité de la réunion, en le rappelant à l'ordre, en suspendant la réunion ou en la levant. Sont notamment considérés comme troublant la sérénité de la réunion du conseil communal, ses membres:

1. qui prennent la parole sans que le président la leur ait accordée,
2. qui conservent la parole alors que le président la leur a retirée,
3. ou qui interrompent un autre membre du conseil pendant qu'il a la parole.

Tout membre du conseil communal qui a été rappelé à l'ordre peut se justifier, après quoi le président décide si le rappel à l'ordre est maintenu ou retiré.

Enfin, le président pourra également exclure le membre du conseil de la réunion si celui-ci excite au tumulte de quelque manière que ce soit.

Article 42

Plus précisément, en ce qui concerne l'intervention du président de façon préventive, celui-ci, pour chaque point de l'ordre du jour :

1. le commente ou invite à le commenter ;
2. accorde la parole aux membres du conseil communal qui la demandent, étant entendu qu'il l'accorde selon l'ordre des demandes et, en cas de demandes simultanées, selon l'ordre du tableau de préséance tel qu'il est fixé au Titre I, Chapitre 1er du présent règlement ;
3. clôt la discussion ;
4. circonscrit l'objet du vote et met aux voix, étant entendu que le vote porte d'abord sur les modifications proposées au texte initial.

Les points de l'ordre du jour sont discutés dans l'ordre indiqué par celui-ci, à moins que le conseil communal n'en décide autrement.

Les membres du conseil communal ne peuvent pas demander la parole plus de deux fois à propos du même point de l'ordre du jour, sauf si le président en décide autrement.

Sous-section 4 – Diffusion en direct - enregistrement des séances publiques du conseil communal

Article 43

Conformément l’article 20 du présent règlement, la partie publique de la réunion à distance du conseil communal peut être diffusée en direct, par partie ou dans son entièreté , sur une plateforme en ligne de diffusion de contenu.

En ce qui concerne les conseillers communaux

Article 44

Pour la bonne tenue de la séance, et pour permettre aux conseillers communaux de participer aux débats sereinement et avec toute la concentration requise, la prise de sons et/ou d’images est interdite aux membres du conseil.

Enregistrement par une tierce personne

Article 45

Pendant les séances publiques du conseil communal, la prise de sons et/ou d’images est autorisée aux personnes extérieures au conseil communal ainsi qu’aux journalistes professionnels agréés par l’Association générale des journalistes professionnels de Belgique.

Article 46

Les prises de sons et/ou d’images ne peuvent porter atteinte aux droits des personnes présentes (droit à l’image, RGPD…).

Les photos et/ou images ne peuvent en aucun cas être dénigrantes ou diffamatoires et doivent avoir un rapport avec la fonction ou le métier exercé par la personne photographiée et/ou filmée.

La prise de sons et/ou d’images d’une séance publique du conseil communal ne peut nuire à la tenue de celle-ci, auquel cas des mesures de police pourraient alors être prises par le bourgmestre ou le président de l’assemblée sur base de l’article L1122-25 du CDLD.

Section 13 - La mise en discussion de points non-inscrits à l'ordre du jour de la réunion du conseil communal

Article 47

Aucun point non inscrit à l'ordre du jour de la réunion du conseil communal ne peut être mis en discussion, sauf dans les cas d'urgence où le moindre retard pourrait occasionner du danger.

L'urgence est déclarée par les deux tiers au moins des membres du conseil communal présents; leurs noms sont insérés au procès-verbal de la réunion.

Lorsque le nombre des membres du conseil communal présents n'est pas un multiple de trois, il y a lieu, pour la détermination des deux tiers, d'arrondir à l'unité supérieure le résultat de la division par trois suivie de la multiplication par deux.

Section 14 - Le nombre de membres du conseil communal devant voter en faveur de la proposition pour que celle-ci soit adoptée

Sous-section 1ère - Les résolutions autres que les nominations à des emplois et les engagements contractuels

Article 48

Les résolutions sont prises à la majorité absolue des suffrages ; en cas de partage, la proposition est rejetée.

Par « la majorité absolue des suffrages », il y a lieu d’entendre :

• la moitié plus un demi du nombre des votes, si ce nombre est impair;
• la moitié plus un du nombre des votes, si ce nombre est pair.

Pour la détermination du nombre des votes, n'interviennent pas :

•  les abstentions,
• et, en cas de scrutin secret, les bulletins de vote nuls.

En cas de scrutin secret, un bulletin de vote est nul lorsqu'il comporte une indication permettant d'identifier le membre du conseil communal qui l'a déposé.

Sous-section 2 - Les nominations à des emplois et les engagements contractuels

Article 49

Pour chaque nomination de candidats à des emplois et pour chaque engagement contractuel, si la majorité absolue n'est pas obtenue au premier tour du scrutin, il est procédé à un scrutin de ballottage entre les candidats qui ont obtenu le plus grand nombre de voix.

A cet effet, le président dresse une liste contenant deux fois autant de noms qu’il y a de nominations ou de présentations à faire.

Les suffrages ne peuvent être donnés qu'aux candidats portés sur cette liste.

La nomination ou la présentation a lieu à la pluralité des voix. En cas de parité des voix, le plus âgé des candidats est préféré. 

Section 15 - Vote public ou scrutin secret – Le cas particulier de la présentation de candidats

Sous-section 1ère – Le principe

Article 50

Sans préjudice de l'article 51, le vote est public.

Article 51

Les nominations aux emplois, les engagements contractuels, et les suspensions préventives dans l'intérêt du service et les sanctions disciplinaires font l'objet d'un scrutin secret.

Sous-section 2 - Le vote public

Article 52

Sans préjudice de l'alinéa 2, lorsque le vote est public, les membres du conseil communal votent à main levée.

Le vote se fait à haute voix chaque fois qu'un tiers des membres du conseil communal présents/connectés le demandent.

Lorsque le nombre des membres du conseil communal présents/connectés n'est pas un multiple de trois, il y a lieu, pour la détermination du tiers, d'arrondir à l'unité supérieure le résultat de la division par trois.

Article 53

Si le vote se fait à haute voix, le président commence à faire voter à un bout de table et fait s'exprimer les conseillers dans l'ordre physique où ils sont assis.

Article 54 

Après chaque vote public, le président proclame le résultat de celui-ci.

Article 55

Lorsque le vote est public, le procès-verbal de la réunion du conseil communal indique le nombre total de votes en faveur de la proposition, le nombre et le nom des membres du conseil qui ont voté contre celle-ci, ou qui se sont abstenus.

Sous-section 3 - Le scrutin secret 

Article 56

En cas de scrutin secret:

a) le secret du vote est assuré par l'utilisation de bulletins de vote préparés de façon telle que pour voter, les membres du conseil communal n'aient plus, sauf s'ils ont décidé de s'abstenir, qu'à noircir un cercle ou à tracer une croix sur un cercle sous « oui » ou qu'à noircir un ou plusieurs cercles ou à tracer une croix sur un ou plusieurs cercles sous « non »;

b) l'abstention se manifeste par le dépôt d'un bulletin de vote blanc, c'est-à-dire d'un bulletin de vote sur lequel le membre du conseil communal n'a noirci aucun cercle ou n'a tracé une croix sur aucun cercle.

En cas de réunion à distance, les votes au scrutin secret sont adressés à la Directrice générale, par voie électronique, depuis l’adresse électronique visée à l’article L1122-13 du même Code.

La Directrice générale se charge d’anonymiser les votes, dont elle assure le caractère secret dans le respect du secret professionnel visé à l’article 458 du Code pénal.

Article 57

En cas de scrutin secret:

a) pour le vote et pour le dépouillement, le bureau est composé du président et des deux membres du conseil communal les plus jeunes;

b) avant qu'il ne soit procédé au dépouillement, les bulletins de vote déposés sont comptés; si leur nombre ne coïncide pas avec celui des membres du conseil communal ayant pris part au vote, les bulletins de vote sont annulés et les membres du conseil sont invités à voter une nouvelle fois;

c) tout membre du conseil communal est autorisé à vérifier la régularité du dépouillement.

En cas de réunion à distance, c’est la Directrice générale qui assure le rôle du bureau ; elle transmet les résultats anonymes du vote au président, qui les proclame.

Article 58

Après chaque scrutin secret, le président proclame le résultat de celui-ci.

Sous-section 4 - Le cas particulier des présentations de candidats

Article 59

Pour la nomination des membres de toutes les commissions qui concernent l'administration de la Ville ainsi que les représentants du conseil communal dans les intercommunales et dans les autres personnes morales dont la commune est membre : 

• lorsqu’il y a autant de candidats que de mandats ou fonctions à pourvoir, le conseil communal acte la nomination de ces candidats.
  Cependant, les membres du conseil communal votent à haute voix ou selon un mode de scrutin équivalent sur une telle nomination à chaque fois qu’un tiers des membres présents le demande ;
• à chaque fois qu’il y a plusieurs candidats pour un mandat ou une fonction à pourvoir, les membres du conseil communal votent à haute voix ou selon un mode de scrutin équivalent sur ces nominations.

Pour chaque mandat ou fonction, il est procédé à un scrutin distinct. Si la majorité requise n’est pas obtenue au premier tour de scrutin, il est procédé à un scrutin de ballottage entre les candidats qui ont obtenu le plus grand nombre de voix. À cet effet, le président dresse une liste qui contient deux fois autant de noms qu’il y a de nominations ou de présentations à faire. 

Les suffrages peuvent être donnés uniquement aux candidats portés sur cette liste.

La nomination a lieu à la pluralité des voix. 

En cas de parité des voix, le plus âgé des candidats est préféré.

Les membres du conseil communal votent à bulletin secret à chaque fois qu’un conseiller le demande.

Section 16 - Le contenu du procès-verbal des réunions du conseil communal

Article 60

Le procès-verbal des réunions du conseil communal reprend, dans l'ordre chronologique, tous les objets mis en discussion ainsi que la suite réservée à tous les points pour lesquels le conseil n'a pas pris de décision. De même, il reproduit clairement toutes les décisions.

Le procès-verbal contient donc:

• le texte complet, y compris leur motivation, de toutes les décisions intervenues;
• la suite réservée à tous les points de l'ordre du jour n'ayant pas fait l'objet d'une décision;
• la constatation que toutes les formalités légales ont été accomplies: heures d’ouverture et de clôture de la réunion, nombre de présents/connectés, vote en séance publique ou à huis clos, vote au scrutin secret, résultat du vote avec, le cas échéant, les mentions prévues à l'article 49 du présent règlement.
• le caractère virtuel de la réunion ;
• en cas de réunion virtuelle, les éventuelles interruptions ou difficultés dues à des problèmes techniques.

Le procès-verbal contient également la transcription des interpellations des habitants, telles que déposées conformément aux articles 82 et suivants du présent règlement, ainsi que les réponses du collège et les répliques, de manière résumée.

Il contient également la transcription des questions posées par les conseillers communaux conformément aux articles 90 et suivants du présent règlement.

Article 61

Les commentaires préalables ou postérieurs aux décisions, ainsi que toute forme de commentaires extérieurs aux décisions ne seront consignés dans le procès-verbal que sur demande expresse du conseiller qui a émis la considération et qui la dépose sur support écrit, moyennant acceptation du conseil à la majorité absolue des suffrages, telle que définie à l'article 47du présent règlement.

Section 17 - L'approbation du procès-verbal des réunions du conseil communal – Sa publication (partie publique) sur le site internet de la commune

Article 62

Il n'est pas donné lecture, à l'ouverture des réunions du conseil communal, du procès-verbal de la réunion précédente.

L'article 25 du présent règlement relatif à la mise des dossiers à la disposition des conseillers, est applicable au procès-verbal des réunions du conseil communal.

Article 63

Tout membre du conseil communal a le droit, pendant la réunion, de faire des observations sur la rédaction du procès-verbal de la réunion précédente. Si ces observations sont adoptées, la directrice générale est chargée de présenter, séance tenante ou au plus tard à la séance suivante, un nouveau texte conforme à la décision du conseil.

Si la réunion s'écoule sans observation, le procès-verbal de la réunion précédente est considéré comme adopté et signé par le bourgmestre ou celui qui le remplace et la directrice générale. 

Chaque fois que le conseil communal le juge convenable, le procès-verbal est rédigé séance tenante, en tout ou en partie, et signé par les membres du conseil présents/connectés.

En cas de rédaction du procès-verbal séance tenante durant une réunion à distance, le procès-verbal est transmis par voie électronique à la fin de la séance aux membres présents qui marqueront leur accord par retour de courriel. Les signatures manuscrites devront être apposées sur le document dans les meilleurs délais.

Article 64

Sans préjudice de l’article L1122-29, alinéa 2, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le procès-verbal du conseil communal réuni en séance publique, une fois approuvé, est publié sur le site internet de la Ville.

Chapitre 3 - Les commissions dont il est question à l'article L1122-34, paragraphe 1er, alinéa 1er, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation

Article 65

Il est créé 3 commissions, composées, chacune, de 10 membres du conseil communal, ayant pour mission de préparer les discussions lors de ses réunions; les matières dont elles connaissent se répartissent comme suit :

• la première commission a dans ses attributions tout ce qui a trait aux finances, travaux, investissements;
• la deuxième a dans ses attributions tout ce qui a trait aux affaires générales, sport, jeunesse, enseignement, culture, tourisme, commerce ;
• la troisième a dans ses attributions l'environnement et l'énergie.

Article 66

Les commissions dont il est question à l'article 65 sont présidées, chacune, par un membre du conseil communal ; celui-ci et les autres membres desdites commissions sont nommés par le conseil communal, étant entendu que, commission par commission, les mandats de membres de celle-ci sont répartis proportionnellement entre les groupes qui composent le conseil communal. Sont considérés comme formant un groupe, les membres du conseil qui sont élus sur une même liste ou qui sont élus sur des listes affiliées en vue de former un groupe.

Le secrétariat des commissions dont il est question à l'article 65 est assuré par la directrice générale ou par le ou la fonctionnaire communal(e) désigné(e) par elle.

Article 67

Les commissions dont il est question à l'article 65 se réunissent, sur convocation de leur président, toutes les fois que, par l'intermédiaire de celui-ci, une proposition leur est soumise, pour avis, par le conseil communal ou par le collège communal.

Article 68

L'article 21, alinéa 1er du présent règlement – relatif aux délais de convocation du conseil communal - est applicable à la convocation des commissions dont il est question à l'article 64.

Article 69

Les commissions dont il est question à l'article 65 formulent leur avis, quel que soit le nombre de leurs membres présents/connectés, à la majorité absolue des suffrages.

Article 70

Les réunions des commissions dont il est question à l'article 65 ne sont pas publiques, cela signifiant que, sans préjudice de l'article L1122-34, paragraphe 1er, alinéa 3, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, seuls peuvent être présents/connectés:

• les membres de la commission,
• la directrice générale ou le/la/les fonctionnaire(s) désigné(e)(s) par elle,
• s'il y échet, des personnes appelées pour exercer une tâche professionnelle,
• tout conseiller communal non membre d'une commission, même sans y avoir été convoqué. 

Les dispositions du présent ROI applicables aux réunions virtuelles du conseil sont applicables aux réunions virtuelles des commissions.

Chapitre 4 – Les réunions conjointes du conseil communal et du conseil de l'action sociale 

Article 71

Conformément à l'article 26bis, paragraphe 6 de la loi organique des CPAS et de l’article L1122-11 CDLD, il sera tenu une réunion conjointe annuelle et publique du conseil communal et du conseil de l'action sociale.

La date et l'ordre du jour de cette réunion sont fixés par le collège communal. 

Cette réunion a pour objet obligatoire la présentation du projet de rapport annuel sur l'ensemble des synergies existantes et à développer entre la commune et le centre public d'action sociale, ainsi que les économies d'échelle et les suppressions des doubles emplois ou chevauchements d'activités du centre public d'action sociale et de la commune ; une projection de la politique sociale locale est également présentée en cette même séance. 

Article 72

Outre l'obligation énoncée à l'article précédent, le conseil communal et le conseil de l'action sociale ont la faculté de tenir des réunions conjointes. 

Chacun des deux conseils peut, par un vote, provoquer la réunion conjointe. Le collège communal dispose également de la compétence pour convoquer la réunion conjointe, de même qu'il fixe la date et l'ordre du jour de la séance. 

Article 73

Les réunions conjointes du conseil communal et du conseil de l'action sociale ont lieu dans la salle du conseil communal ou dans tout autre lieu approprié fixé par le collège communal et renseigné dans la convocation

Article 74

Les convocations aux réunions conjointes sont signées par le bourgmestre, le président du conseil de l'action sociale, les directrices générales de la Ville et du CPAS. 

Article 75

Les réunions conjointes du conseil communal et du conseil de l'action ne donnent lieu à aucun vote. Aucun quorum n'est requis.

Article 76

La présidence et la police de l’assemblée appartiennent au président du conseil communal désigné conformément à l’article L1122-34 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation. En cas d’absence ou d’empêchement du président du conseil communal, il est remplacé par le bourgmestre, ou par défaut par le président du conseil de l’action sociale.

Article 77

Le secrétariat des réunions conjointes est assuré par la directrice générale de la Ville ou un agent désigné par elle à cet effet.

Article 78

Une synthèse de la réunion conjointe est établie par l'agent visé à l'article 77 du présent règlement, et transmis au collège communal et au président du conseil de l'action sociale dans les 30 jours de la réunion visée ci-dessus, à charge pour le collège et le président du conseil de l'action sociale d'en donner connaissance au conseil communal et au conseil de l'action sociale lors de leur plus prochaine séance respective.

Les dispositions du présent ROI applicables aux réunions virtuelles du conseil sont applicables aux réunions virtuelles conjointes conseil communal/conseil de l’action sociale.

Chapitre 5 - La perte des mandats dérivés dans le chef du conseiller communal démissionnaire / exclu de son groupe politique

Article 79 

Conformément à l'article L1123-1, paragraphe 1er, alinéa 1, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le ou les conseillers élus sur une même liste lors des élections constituent un groupe politique dont la dénomination est celle de ladite liste.

Article 80

Conformément à L1123-1, paragraphe 1er, alinéa 2, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le conseiller qui, en cours de législature, démissionne de son groupe politique est démissionnaire de plein droit de tous les mandats qu'il exerçait à titre dérivé tel que défini à l’article L5111-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.

Article 81

Conformément à l’article L1123-1, paragraphe 1er, alinéa 3, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le conseiller qui, en cours de législature, est exclu de son groupe politique, est démis de plein droit de tous les mandats qu’il exerçait à titre dérivé tel que défini à l’article L5111-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.

Chapitre 6 – Le droit d'interpellation des habitants

Article 82

Tout habitant de la commune dispose, aux conditions fixées dans le présent chapitre, d'un droit d'interpeller directement le collège communal en séance publique du conseil communal.

En cas de réunion à distance, l’exercice effectif du droit d’interpellation visé à l’article 1122-14 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation est assuré. 

La directrice générale envoie à l’habitant de la commune dont l’interpellation a été jugée recevable le lien vers la réunion à distance au cours de laquelle son interpellation sera entendue, ainsi que de brèves explications quant aux modalités de connexion.

L’interpellant patiente dans la salle d’attente virtuelle jusqu’à ce que la Directrice générale lui octroie l’accès. Dès après, l’interpellation se déroule conformément à l’article 85 du présent règlement.

La directrice générale met, au besoin, des moyens techniques à disposition de l’habitant de la commune dont l’interpellation a été jugée recevable, afin qu’il puisse s’exprimer lors de la séance du conseil communal, au sein des locaux de l’administration communale.

Par « habitant de la commune », il faut entendre:

• toute personne physique de 18 ans accomplis inscrite au registre de la population de la commune;
• toute personne morale dont le siège social ou d'exploitation est localisé sur le territoire de la commune et qui est représentée par une personne physique de 18 ans accomplis. 

Les conseillers communaux ne bénéficient pas dudit droit. 

Article 83

Le texte intégral et le cas échéant, les documents projetés (photos, power point, …) de l’interpellation proposée sont adressés au collège communal, à l’adresse [email protected].

Pour être recevable, l’interpellation remplit les conditions suivantes: 

1. être introduite par une seule personne;
2. être formulée sous forme de question et ne pas conduire à une intervention orale de plus de dix minutes;
3. porter:
   1. sur un objet relevant de la compétence de décision du collège ou du conseil communal;
   2.  sur un objet relevant de la compétence d’avis du collège ou du conseil communal dans la mesure où cette compétence a un objet qui concerne le territoire communal ;
4. être à portée générale;
5. ne pas être contraire aux libertés et aux droits fondamentaux;
6. ne pas porter sur une question de personne;
7. ne pas constituer des demandes d’ordre statistique;
8. ne pas constituer des demandes de documentation;
9. ne pas avoir pour unique objet de recueillir des consultations d’ordre juridique;
10. parvenir entre les mains du bourgmestre (par la poste ou par voie électronique) au moins 15 jours francs avant le jour de la séance où l’interpellation sera examinée;
11. indiquer l'identité, l'adresse et la date de naissance du demandeur;
12. être libellée de manière à indiquer clairement la question posée, et préciser les considérations que le demandeur se propose de développer.

Article 84

Le collège communal décide de la recevabilité de l'interpellation. La décision d'irrecevabilité est spécialement motivée en séance du conseil communal.

Article 85

Les interpellations se déroulent comme suit :

• elles ont lieu en séance publique du conseil communal ;
• elles sont entendues dans l'ordre de leur réception chronologique par le bourgmestre ;
• l'interpellant expose sa question à l'invitation du président de séance dans le respect des règles organisant la prise de parole au sein de l'assemblée, il dispose pour ce faire de 10 minutes maximum ;
• le collège répond aux interpellations en 10 minutes maximum ;
• l'interpellant dispose de 2 minutes pour répliquer à la réponse, avant la clôture définitive du point de l'ordre du jour ;
• il n'y a pas de débat ; de même l'interpellation ne fait l'objet d'aucun vote en séance du conseil communal;
• ces échanges sont transcrits par résumé synthétique dans le procès-verbal de la séance publique du conseil communal, conformément à l’article 60 du présent règlement. 

Article 86

Il ne peut être développé qu'un max de 3 interpellations par séance du conseil communal.

Article 87

Un même habitant ne peut faire usage de son droit d'interpellation que 3 fois au cours d'une période de douze mois.

TITRE II – LES RELATIONS ENTRE LES AUTORITES COMMUNALES ET L'ADMINISTRATION – DEONTOLOGIE, ETHIQUE ET DROITS DES CONSEILLERS

Chapitre 1er – Les relations entre les autorités communales et l'administration locale

Article 88

Sans préjudice des articles L1124-3, L1124-4 et L1211-3 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation et de l'article 89 du présent règlement, le conseil communal, le collège communal, le bourgmestre et la directrice générale collaborent selon les modalités qu'ils auront établies, notamment quant à l'organisation et le fonctionnement des services communaux et la manière de coordonner la préparation et l'exécution par ceux-ci des décisions du conseil communal, du collège communal et du bourgmestre.

Chapitre 2 – Les règles de déontologie et d'éthique des conseillers communaux

Article 80

Conformément à l'article L1122-18 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, les conseillers communaux s'engagent à :

1. exercer leur mandat avec probité et loyauté;

2. refuser tout cadeau, faveur, invitation ou avantage en tant que représentant de l'institution locale, qui pourrait influer sur l'impartialité avec laquelle ils exercent leurs fonctions;

3. spécifier s'ils agissent en leur nom personnel ou au nom de l’institution locale qu'ils représentent, notamment lors de l’envoi de courrier à la population locale;

4. assumer pleinement (c’est-à-dire avec motivation, disponibilité et rigueur) leur mandat et leurs mandats dérivés;

5. rendre compte régulièrement de la manière dont ils exercent leurs mandats dérivés;

6. participer avec assiduité aux réunions des instances de l’institution locale, ainsi qu’aux réunions auxquelles ils sont tenus de participer en raison de leur mandat au sein de ladite institution locale;

7. prévenir les conflits d’intérêts et exercer leur mandat et leurs mandats dérivés dans le but exclusif de servir l’intérêt général;

8. déclarer tout intérêt personnel dans les dossiers faisant l’objet d’un examen par l’institution locale et, le cas échéant, s’abstenir de participer aux débats (on entend par « intérêt personnel » tout intérêt qui affecte exclusivement le patrimoine du mandataire ou de ses parents et alliés jusqu’au deuxième degré);

9. refuser tout favoritisme (en tant que tendance à accorder des faveurs injustes ou illégales) ou népotisme;

10. adopter une démarche proactive, aux niveaux tant individuel que collectif, dans l’optique d’une bonne gouvernance;

11. rechercher l’information nécessaire au bon exercice de leur mandat et participer activement aux échanges d’expériences et formations proposées aux mandataires des institutions locales, et ce, tout au long de leur mandat;

12. encourager toute mesure qui favorise la performance de la gestion, la lisibilité des décisions prises et de l’action publique, la culture de l’évaluation permanente ainsi que la motivation du personnel de l’institution locale;

13. encourager et développer toute mesure qui favorise la transparence de leurs fonctions ainsi que de l’exercice et du fonctionnement des services de l’institution locale;

14. veiller à ce que tout recrutement, nomination et promotion s’effectuent sur base des principes du mérite et de la reconnaissance des compétences professionnelles et sur base des besoins réels des services de l’institution locale;

15. être à l’écoute des citoyens et respecter, dans leur relation avec ceux-ci, les rôles et missions de chacun ainsi que les procédures légales;

16. s’abstenir de diffuser des informations de type propagande ou publicitaire qui nuisent à l’objectivité de l’information ainsi que des informations dont ils savent ou ont des raisons de croire qu’elles sont fausses ou trompeuses;

17. s’abstenir de profiter de leur position afin d’obtenir des informations et décisions à des fins étrangères à leur fonction et ne pas divulguer toute information confidentielle concernant la vie privée d’autres personnes;

18. respecter les principes fondamentaux tenant à la dignité humaine.

Chapitre 3 – Les droits des conseillers communaux

Section 1 - Le droit, pour les membres du conseil communal, de poser des questions écrites et orales d'actualité au collège communal

Article 90

§1er - Les membres du conseil communal ont le droit de poser des questions écrites et orales d'actualité au collège communal sur les matières qui relèvent de la compétence:

1° de décision du collège ou du conseil communal;

2° d'avis du collège ou du conseil communal dans la mesure où cette compétence a un objet qui concerne le territoire communal. 

§2 - Par « questions d’actualité », il y a lieu d’entendre les situations ou faits récents, c’est-à-dire ne remontant pas à une date plus éloignée que celle de la précédente séance du conseil communal. Les situations ou faits doivent présenter un lien direct avec le territoire de la Ville de Nivelles ou doivent avoir un impact direct ou prévisible sur la Ville de Nivelles. 
Ne peuvent être pris en considération les faits ou situations se rapportant exclusivement, à d’autres niveaux de pouvoir.

Article 91

§ 1 – Les questions orales d’actualité sont adressées au collège communal, à l’adresse [email protected], trois jours francs avant la réunion du conseil communal à 12 heure, soit, par exemple, le jeudi à 12 heures, au plus tard, si la réunion du conseil communal se tient le lundi. Au delà de cette échéance, les questions orales d’actualité ne sont acceptées qu’en cas de survenance de faits ou de situations présentant un caractère de gravité et/ou d’urgence.

§ 2 – Il sera répondu à la question dans les limites matérielles permettant à l’administration de fournir les éléments de réponse aux membres du collège. 

§ 3 – les questions d’actualités sont d’office irrecevables si : 

1° elles sont déposées hors délai

2° elles ne portent pas sur des matières communales, à, savoir sur un objet relevant de la compétence de décision du collège ou du conseil communal ou sur un objet relevant de la compétence d’avis du collège ou du conseil communal dans la mesure où cette compétence a un objet qui concerne le territoire communal 

3° elles ne présentent pas un caractère d’actualité, au sens de l’article 90 § 2 

4° elles portent sur des cas d’intérêt particulier ou des cas personnels

5° elles sont contraire aux libertés et aux droits fondamentaux

6° elles constituent des demandes de documentation

7° elles ont pour unique objet de recueillir des consultations d’ordre juridique

§4 -  Lors de chaque réunion du conseil communal, une fois terminé l'examen des points inscrits à l'ordre du jour de la séance publique, le président accorde la parole aux membres du conseil qui la demandent afin de poser des questions orales d'actualité au collège communal, étant entendu qu'il l'accorde selon l'ordre des demandes et, en cas de demandes simultanées, selon l'ordre du tableau de préséance tel qu'il est établi au Titre Ier, Chapitre 1er, du présent règlement.

Il est répondu aux questions orales :

- soit séance tenante ;

- soit lors de la prochaine réunion du conseil communal, avant que le président accorde la parole afin que, le cas échéant, de nouvelles questions orales d’actualité soient posées.

§ 5 – Les questions discutées en séance sont notamment régies par les modalités suivantes : 

- le conseiller dispose d’un maximum de 2 minutes pour développer sa question ;

- le collège répond à la question en 5 minutes maximum ;

- le conseiller dispose de 2 minutes pour répliquer à la réponse ;

- les questions sont examinées en séance publique ou à huis clos, selon les règles ordinaires inscrites aux articles L1122-20 à L1122-22 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.

Les questions d’actualité ont pour objet une interpellation concise et orale du collège communal.

À ce titre, l’utilisation de tout support projeté ou audiovisuel par les conseillers communaux n’est pas autorisée lors de la présentation de ces questions, afin de préserver la spontanéité des échanges et le rythme des travaux du conseil.

Les questions des conseillers communaux sont transcrites dans le procès-verbal de la séance du conseil communal, conformément à l’article 60 du présent règlement.

Article 92

§1 - Chaque conseiller communal peut poser des questions écrites au collège communal sur les matières qui relèvent de la compétence de décision du conseil ou du collège communal ; d’avis du conseil ou du collège communal dans la mesure où cette compétence a un objet qui concerne le territoire de la commune.

Les questions doivent être formulées de manière claire, concise et précise.

Elles ne peuvent constituer des demandes d’étude, d’avis juridique, d’analyse approfondie ou de recherches administratives disproportionnées.

§2 – Les questions écrites sont adressées au collège communal, à l’adresse [email protected], entre le 1er et le 15 de chaque mois.

Il est répondu aux questions écrites dans le mois de leur réception par le bourgmestre ou par celui qui le remplace.

Section 2 - Le droit, pour les membres du conseil communal, d'obtenir copie des actes et pièces relatifs à l'administration de la commune

Article 93

Aucun acte, aucune pièce concernant l'administration de la commune ne peut être soustrait à l'examen des membres du conseil communal.

Article 94

Les membres du conseil communal ont le droit d'obtenir copie électronique ou, le cas échéant, physique des actes et pièces dont il est question à l'article 93.

En vue de cette obtention – tant pour les copies physiques qu’électroniques - , les membres du conseil communal formulent leur demande par mail à l’adresse suivante : [email protected]

Les copies sont consultées physiquement au secrétariat de la direction générale si la transmission par voie électronique est techniquement impossible.

Les copies demandées sont envoyées ou mises à disposition en cas d’impossibilité technique de transmission électronique, dans les 15 jours de la réception du mail de demande par le secrétariat de la direction générale.

En cas de demande de transmission d’un nombre élevé de copies, ce délai peut être augmenté afin de ne pas nuire à la bonne continuité du service public, à charge pour la Directrice générale d’informer le plus précisément possible le demandeur de l’allongement du délai de communication desdites pièces.

Dans le cas de la transmission électronique, la communication des copies est gratuite. 

Dans le cas de la transmission de copie physique, à partir de la 50ème feuille d’un même dossier, il y aura paiement d'une redevance fixée comme suit 0,05€ ce taux n'excédant pas le prix de revient.

Article 95

Les documents suivants ne peuvent faire l’objet d’un examen et à fortiori d’une transmission :

1. les actes et pièces nominatifs repris dans les fichiers informatiques dont l’accès est légalement protégé ( ex. : registre national, casier judiciaire, fichiers des cartes d’identité, etc..) ;
2. les dossiers en cours, à savoir les pièces ou projets de décisions sur lesquels le collège communal ne s’est pas encore prononcé, étant entendu que les projets de décisions à soumettre au conseil communal peuvent être consultés par les conseillers et les conseillères ;
3. les actes et pièces en matière de personnel et de relations humaines, plus particulièrement lorsqu’ils touchent à la vie privée ou à des données sensibles au regard du RGPD, sauf dans le cadre de la consultations des dossiers inscrits à l’ordre du jour du conseil communal ou lorsqu’ils font l’objet d’une décision du collège communal.
   Lorsque consultation de telles pièces est sollicitée, mention en est faite dans un registre électronique spécialement tenu à cet effet au secrétariat de la direction générale.
   Le cas échéant, les agents sont avertis de la demande de consultation.
4. les actes et pièces en voie d’élaboration, de même que les notes des agents, du Bourgmestre ou de la personne qui le remplace, des membres du collège communal à leur usage personnel ; 
5. les consultations juridiques dès lors que les avocats concernés réclament la confidentialité de leurs conseils ; 
6. les demandes manifestement trop vagues ou manifestement trop abusives.

Article 96

 Les membres du conseil sont entièrement responsables, tant civilement que le cas échéant pénalement, de l’usage qu’ils feraient des informations ainsi obtenues.

Section 3 - Le droit, pour les membres du conseil communal, de visiter les établissements et services communaux

Article 97

Les membres du conseil communal ont le droit de visiter les établissements et services communaux, accompagnés d'un membre du collège communal.

Ces visites ont lieu deux jours par semaine, entre 14 heures et 16 heures, à savoir:

•  le lundi
• et le mercredi.

Afin de permettre au collège communal de désigner un de ses membres et, à celui-ci, de se libérer, les membres du conseil communal informent le collège, au moins 15 jours à l'avance, par écrit, des jour et heure auxquels ils demandent à visiter l'établissement ou le service.

Article 98

Durant leur visite, les membres du conseil communal sont tenus de se comporter avec réserve et d'une manière passive.

Section 4 – Le droit des membres du conseil communal envers les entités para-locales

A. Le droit des conseillers communaux envers les intercommunales, régies communales autonomes, associations de projet, asbl communales et SLSP et les obligations des conseillers y désignés comme représentants. 

Article  99

Conformément à l'article L6431-1 paragraphe 2 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le conseiller désigné pour représenter la ville au sein d'un conseil d'administration (asbl communales, régies autonomes, intercommunales, associations de projet et sociétés de logement) ou, à défaut, du principal organe de gestion, peut rédiger annuellement un rapport écrit sur les activités de la structure et l'exercice de son mandat ainsi que sur la manière dont il a pu développer et mettre à jour ses compétences.

Lorsque plusieurs conseillers sont désignés au sein d'un même organisme, ceux-ci peuvent rédiger un rapport commun.

Les rapports visés sont adressés au collège communal qui le soumet pour prise d'acte au conseil communal lors de sa plus prochaine séance. A cette occasion, ils sont présentés par leurs auteurs et débattus en séance publique du conseil ou d’une commission du conseil.

Le conseiller susvisé peut rédiger un rapport écrit au conseil communal à chaque fois qu'il le juge utile, et fait obligatoirement rapport à propos de toute décision ou tout acte de la structure qui ne permet pas d’assurer que l’intérêt général, provincial ou communal, la légalité et les objectifs de la structure soient respectés. Le conseiller ou un seul des conseillers lorsque plusieurs conseillers sont désignés au sein de la structure communique, dans les meilleurs délais, son rapport au conseil communal, assorti le cas échéant de ses commentaires. Dans ce cas, l'article 99, alinéa 2, du présent règlement est d'application.

Lorsqu’aucun conseiller communal n’est désigné comme administrateur, le président du principal organe de gestion produit un rapport dans les mêmes conditions et selon les mêmes modalités. Le rapport est présenté, par ledit président ou son délégué, et débattu en séance publique du conseil ou d’une commission du conseil.

Article 100

Les conseillers communaux peuvent consulter les budgets, comptes et délibérations des organes de gestion et de contrôle des asbl communales et provinciales, régies autonomes, intercommunales, associations de projet et sociétés de logement, au siège de l’organisme.

Tout conseiller qui a exercé ces droits peut faire un rapport écrit au conseil communal. Ce rapport écrit doit être daté, signé et remis au bourgmestre qui en envoie copie à tous les membres du conseil.

Article 101

Sauf lorsqu’il s’agit de question de personnes, de points de l’ordre du jour qui contreviendraient au respect de la vie privée, des points à caractère stratégique couvrant notamment le secret d’affaires, des positionnements économiques qui pourraient nuire à la compétitivité de l’organisme dans la réalisation de son objet social, les conseillers communaux peuvent consulter les procès-verbaux détaillés et ordres du jour, complétés par le rapport sur le vote des membres et de tous les documents auxquels les procès-verbaux et ordres du jour renvoient. Les documents peuvent être consultés soit par voie électronique, soit au siège respectivement des asbl communales, régies autonomes, intercommunales, associations de projet, sociétés de logement.

Tout conseiller qui a exercé ces droits peut faire un rapport écrit au conseil communal. Dans ce cas, l'article 100, alinéa 2, du présent règlement est d'application.

B. Le droit des conseillers communaux envers les asbl à prépondérance communale

Article 102

Les conseillers communaux peuvent visiter les bâtiments et services des asbl au sein desquelles la commune détient une position prépondérante, au sens de l’article 1234-2, paragraphe 2, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation. 

Les modalités de ce droit de visite sont fixées dans le cadre du contrat de gestion à conclure entre la commune et l’asbl concernée. 

Section 5 - Les jetons de présence

Article 103

§ 1er - Les membres du conseil communal – à l'exception du Bourgmestre et des échevins, ainsi que du président du conseil de l’action sociale lorsqu’il participe aux réunions du conseil communal, conformément à l'article L1123-15, paragraphe 3, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation - perçoivent un jeton de présence lorsqu'ils assistent physiquement ou à distance aux réunions du conseil communal, et aux réunions des commissions en qualité de membres des commissions. 

§ 2. – Par dérogation au paragraphe 1er, le président d’assemblée visé à l’article 32 du présent règlement d’ordre intérieur et désigné conformément à l’article L1122-34, paragraphe 3 et paragraphe 4, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation perçoit un double jeton de présence par séance du conseil communal qu’il préside. 

Il ne reçoit aucun autre avantage ou rétribution.

Article 104

Le montant du jeton de présence est fixé comme suit:

• par séance du conseil communal : 100€ indexé selon des prix valable en matière de rémunération ;
• par séance des commissions visées à l'article 56 du présent règlement : 100€ pour le président et 50€ pour les conseillers, pour les membres desdites commissions.

Section 6 – Le remboursement des frais

Art. 105

En exécution de l’art. L6451-1 CDLD et de l’A.G.W. 31 mai 2018, les frais de formation, de séjour et de représentation réellement exposés par les mandataires locaux dans le cadre de l’exercice de leur mandat font l’objet d’un remboursement sur base de justificatifs.

Art. 106

Les frais réellement exposés par un membre du collège à l’occasion de déplacements effectués avec un véhicule personnel dans le cadre de l’exercice de son mandat font l’objet d’un remboursement selon les modalités définies par le Conseil communal.

Chapitre 4 - Le bulletin communal 

Article 107

Le bulletin communal paraît 11 fois par an.

Article 108

Les modalités et conditions d’accès du bulletin aux groupes politiques démocratiques sont les suivantes :

• les groupes politiques démocratiques ont accès à 11 éditions/an du bulletin communal;
• les groupes politiques démocratiques disposent d’un égal espace d’expression et du même traitement graphique ;
• le collège communal informe chaque groupe politique démocratique de la date de parution du bulletin communal concerné, ainsi que de la date limite pour la réception des articles. L’absence d’envoi d’article avant cette date limite équivaut à une renonciation de l’espace réservé pour le n° concerné;
• l’insertion des articles est gratuite pour les groupes politiques concernés;
• ces textes/articles:
  • ne peuvent en aucun cas interpeller ou invectiver nominativement qui que ce soit;
  • ne peuvent en aucun cas porter atteinte au personnel ni aux services communaux;
  • doivent respecter les réglementations en vigueur, notamment en matière de droit au respect des personnes, de droit au respect de la vie privée, en matière de droit d’auteur et de propriété intellectuelle, de protection des données personnelles;
  • doivent mentionner nominativement leur(s) auteur(s) ;
  • être signés par la majorité des membres du groupe politique porteur du texte.

Les textes des groupes politiques démocratiques qui ne respectent pas les dispositions du présent article ne sont pas publiés.